|
Laat niets door je vingers glippen
|
|
|
Speedmailen of niet, de weken vliegen voorbij. Hoe goed je ook bent met de sneltoetsen en het sorteren van je e-mails, je wilt wel grip op je takenlijst houden. Zorg er daarom voor dat je elke week een checkmoment hebt ingelast. Dit is een vangnet om er voor te zorgen dat er niets tussen je vingers door glipt – of door die van anderen.
|
|
De wekelijkse check
- Plan wekelijks 1 uur in je agenda in om overzicht te houden.
Voor de meeste mensen is de vrijdagochtend een goed moment hiervoor. Probeer een tijdstip en een plaats te vinden waar je niet gemakkelijk gestoord kunt worden. Zet het als een afspraak in je agenda, zodat je de tijd hiervoor kunt vrijhouden.
- Ga door al je actiemappen, agenda en notities.
- Agenda, afgelopen week: Loop in gedachten langs alle afspraken om na te gaan of er acties zijn die nog moeten worden opgepakt. Als je deze acties in twee minuten kunt uitvoeren, handel ze dan gelijk af. Kosten de acties meer dan twee minuten? Stuur jezelf dan een e-mail met de taak. Zo kun je het niet vergeten.
- Agenda, aankomende week: Loop in gedachten langs alle afspraken om na te gaan of er afspraken tussen staan waaraan je nog aandacht moet geven. Als dat zo is, plan er dan een moment voor in. Als je op iemand wacht, stuur je diegene een herinnering om te laten weten wat je van hem of haar verwacht.
- Doen Deze Week: Controleer de map Doen Deze Week op openstaande items die echt moeten worden afgehandeld. Maak een beslissing: nieuwe prioriteit geven, delegeren of niet langer uitstellen. In de eerste twee gevallen (nieuwe prioriteit geven/uitstellen of delegeren), verwijder je het item uit je takenlijst door het te archiveren of te verplaatsen naar de map Later/Misschien. Als het nog die dag moet worden afgehandeld, markeer je het bericht als hoge prioriteit (bijvoorbeeld met de rode vlag) en zorg je dat het wordt afgerond.
- Later/Misschien: Controleer de map Later/Misschien om te zien of je de volgende week aan de bak moet met items uit die map. Zo ja, verplaats deze dan naar de map Doen Deze Week. Je zult zien dat items waarop je geen actie meer hoeft te ondernemen, kunnen worden opgeruimd.
- Wachten Op: Als laatste controleer je alle items in de map Wachten Op. Hopelijk zijn de meeste items afgerond en kunnen ze worden gearchiveerd. Als een item nog niet is opgelost en je wacht nog op iets of iemand, laat het bericht dan staan in de map Wachten Op en help de persoon op wie je wacht daaraan herinneren. Bedenk wel dit meestal beter gaat wanneer je dit niet per e-mail doet.
Goeie tip? Als je iemand kent die hier z’n voordeel mee kan doen, deel dit gerust met ze.
Is iets niet duidelijk? Laat het ons even weten
|
|
|
|
|
