|
Onze interne SPAM: CC en Allen beantwoorden
|
|
Een beetje té handig
Natuurlijk waren ze goed bedoeld. Met CC en Allen beantwoorden kan je gemakkelijk iedereen op de hoogte houden van ontwikkelingen. Echter, een van de meest gehoorde klachten die we horen over e-mail betreft het overmatig gebruik van CC en Allen beantwoorden. Het goede nieuws is dat je daar gemakkelijk iets aan kan doen
|
|
Reduceer afleiding
Iedereen heeft een eigen idee over wat het betekent om in CC te staan. Daarom is het niet een effectief middel om mensen te vertellen wat ze moeten. Met Allen beantwoorden wordt dit nog erger, omdat de nieuwe ontvanger niet altijd weet waarom de overige ontvangers op de lijst staan. Met een paar klikken, of een antwoord aan iedereen, kun je daardoor erg veel onnodige afleiding voor anderen veroorzaken.
- Vermijd het gebruik van CC en Allen beantwoorden.
- Informeer een derde door het verzonden bericht door te sturen met een korte uitleg.
- Gebruik geen bestaande discussie om over een nieuw onderwerp te beginnen (of verander de onderwerpregel wanneer je dit wel doet).
- Bij twijfel kun je je antwoord het beste even parkeren (vooral wanneer het belangrijk is).
|
|
De oplossing: doorsturen i.p.v. CC of Allen beantwoorden
In de regel geldt: liever doorsturen dan kopiëren. Dus niet iemand in CC zetten of Allen beantwoorden gebruiken. In plaats daarvan stuur je je e-mail aan de geadresseerde en ga je daarna naar je Verzonden items en stuur je het bericht door aan de persoon die je een kopie wilt sturen. Voeg een korte regel toe om toe te lichten waarom je die persoon op de hoogte stelt. Zo is deze persoon beter geïnformeerd (‘Ter informatie’ is iets anders dan ‘houd dit in de gaten’). Wanneer je originele bericht verandert in een lange conversatie, wordt de derde persoon op die manier hier niet mee lastiggevallen.
|
|
Copy with care!
Email Handyman
|
|
|
|
|
